Políticas de privacidad y protección de datos personales

NORMATIVA DE POLÍTICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE EVALUACIÓN EDUCATIVA

CAPÍTULO I

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Art. 1.- El presente Reglamento tiene por objeto establecer los principios, definiciones y condiciones operativas para el manejo y gestión de los datos e información que resguarda, gestiona y produce el Instituto, así como la publicación de los resultados de las evaluaciones en sus diferentes niveles de agregación. Las disposiciones aquí emitidas serán de cumplimiento obligatorio para el Sistema Nacional de Evaluación Educativa (SINEV).

Por extensión, la presente Resolución rige para todos los servidores públicos que laboran en el INEVAL o fuera de él y que actualmente, o en el futuro, administren datos e información sobre los sustentantes o las instituciones educativas. Así como para todo ciudadano que solicite acceso a los datos aludidos y que se encuentren bajo custodia o gestión del propio Instituto.

CAPÍTULO II

PRINCIPIOS

Art. 2.- Confidencialidad.- Es la cualidad o propiedad de la información que asegura un acceso restringido a la misma, solo por parte de las personas autorizadas para ello. Implica el conjunto de acciones que garantizan la seguridad en el manejo de esa información.

Art. 3.- Integridad de la información. Es la cualidad o propiedad de la información que asegura que no ha sido mutilada, alterada o modificada, por tanto mantiene sus características y valores asignados o recogidos en la fuente. Esta cualidad debe mantenerse en cualquier formato de soporte en el que se registre la información, independientemente de los procesos de migración entre ellos.

Art. 4.- Disponibilidad de la información. Es la condición de la información que asegura el acceso a los datos cuando sean requeridos, cumpliendo los protocolos definidos para el efecto y respetando las disposiciones constantes en el marco jurídico nacional e internacional.

Art. 5.- Seguridad en el manejo de la información. Es el conjunto sistematizado de medidas preventivas y reactivas que buscan resguardar y proteger la información para mantener su condición de confidencial, así como su integridad y disponibilidad.

Inicia desde el momento mismo de la generación de la información y trasciende hasta el evento de la muerte de la persona.

El deber de confidencialidad respecto a la información de los documentos que contienen información de instrumentos de evaluación se mantendrá por el plazo de diez años.

CAPÍTULO III

DEFINICIONES

Art. 6.- Para efectos de este Reglamento, se establecen las siguientes categorías para los datos e información:

Datos e información Pública: se considera información pública, todo documento en cualquier formato, que se encuentre en poder de los servidores y funcionarios públicos del Instituto Nacional de Evaluación Educativa, contenidos, creados u obtenidos por ellos, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado, esta información será considerada de nivel macro y su acceso público.

Datos e información Reservada: se considera información reservada, todo documento en cualquier formato, que contenga información sobre las instituciones educativas del Sistema Nacional de Educación, que ha sido recopilada y generada por el Instituto Nacional de Evaluación Educativa, que se encuentre bajo responsabilidad de los funcionarios o servidores públicos del Instituto, esta información será considerada de nivel meso y su acceso es reservado a las instituciones educativas y sus autoridades.

De la misma manera se considera reservada la información que pertenece al Instituto relativa a ítems resguardados en el banco de ítems, banco de seguridad de ítems, instrumentos de evaluación, definiciones operacionales de las estructuras, Indicadores y geodatabases, esta información podrá ser proporcionada por el delegado del Comité de Datos, el Coordinador respectivo y el Director de Área responsable de la institución, posterior al análisis del proyecto que sustenta el pedido de información.

Se exceptúa de reserva si esta es solicitada por la institución titular de la misma, por orden judicial o mandato de la Ley.

Datos e Información Confidencial: se considera información confidencial aquella información personal del sustentante, que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y 24 de la Constitución de la República del Ecuador. El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a las acciones legales pertinentes.

De la misma manera se considera confidencial la información que pertenece al Instituto relativa a bases de datos de docentes, directivos, estudiantes y sustentantes en general, bases de datos de factores asociados, resultados de las evaluaciones en forma individualizada. Se exceptúa de confidencialidad si esta es solicitada de manera individual por el titular de la misma, por orden judicial o mandato de la ley.

Datos de carácter personal: información de carácter personal íntima. Cualquier información relacionada con personas físicas identificadas o identificables.

Sustentante: persona que ha sido programada y evaluada formalmente por el Instituto Nacional de Evaluación Educativa.

Privacidad: derecho de todo ser humano a determinar y controlar qué información sobre sí mismo es revelada, a quién y con qué motivo.

True Data: concepto que hace referencia a la consolidación de grandes cantidades de datos y a los procedimientos usados para realizarlo, incluyendo la auditoría de esos datos previa a su publicación.

CAPÍTULO IV

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS RESULTADOS Y PUBLICACIÓN DEL INSTITUTO NACIONAL DE EVALUACIÓN EDUCATIVA

Art. 7.- De acuerdo a la naturaleza de los datos e información, existen tres categorías excluyentes para la generación, agregación y difusión de resultados que corresponden a tres niveles de resultados de las evaluaciones para su recolección, archivo, procesamiento, distribución y difusión, de conformidad con lo siguiente:

1. Nivel Macro. Todos los agregados de grupos poblacionales o territoriales que, por la naturaleza de la evaluación, sean técnicamente pertinentes. Esto abarca los resultados de evaluación de todos los componentes del Sistema Nacional de Educación.

2. Nivel Meso. Los resultados que se derivan de las investigaciones, integración y agregación de otras evaluaciones nivel de institución educativa y que sean técnicamente pertinentes. Solo aplica al tercer componente del Sistema Nacional de Educación denominado “Establecimiento educativo” como unidad de medida pero a todos los componentes como fuente de resultados.

3. Nivel Micro. Todos los datos e información asociada a un sustentante, definido como la unidad elemental de observación y tratamiento, incluyendo sus datos de identificación personal y de gestión.

CAPÍTULO V

SEGURIDAD EN LA CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN

Art. 8.- El acceso a documentos archivados electrónicamente será restringido a personas autorizadas por la Comisión de Datos de Ineval, mediante claves de acceso personales.

Art. 9.- La custodia física de la información confidencial es responsabilidad de la dirección y coordinación en la que repose. El personal del área respectiva es responsable de la custodia y del buen uso que se dé a la misma, generando las condiciones adecuadas para el efecto, mientras por motivos laborales e institucionales la información este a su alcance.

Art. 10.- Los datos y la información consignados en los archivos y los resultados de instrumentos de evaluación registrados sobre cualquier medio de soporte ya sea físico, electrónico, magnético o digital, son de uso restringido y se manejarán bajo la responsabilidad del personal operativo y administrativo que conforman el Sistema Nacional de Evaluación Educativa, en condiciones de seguridad y confidencialidad que impidan que personas ajenas puedan tener acceso a ellos.

Art. 11.- Todas las dependencias que manejen información que contenga datos relevantes sobre la sustentantes deberán contar con sistemas adecuados de seguridad y custodia.

Art. 12.- Los documentos físicos que contengan información confidencial de sustentantes y que no requieran ser archivados, deberán ser destruidos de conformidad a la resolución No. 047INEVAL2014.

CAPÍTULO VI

DERECHO A LA INFORMACIÓN Y CONFIDENCIALIDAD

Art. 13.- El Ineval informará de manera oportuna a los sustentantes sobre sus evaluaciones en el Sistema Nacional de Evaluación Educativa de conformidad a los procedimientos establecidos.

Art. 14.- Para brindar información relevante del sustentante a terceras personas, será necesario contar con la autorización explícita de los primeros. En caso de menores de edad, la autorización será otorgada por su representante legal.

Art. 15.- En relación al artículo 6 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos se considerará de confidencialidad los datos personales de toda persona, con las salvedades prescritas en la ley.

Art. 16.- De conformidad a lo señalado en los artículos 8 y 17 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública se hace referencia a la promoción del derecho al acceso a la información y a la información reservada respectivamente en los cuales se determina los parámetros mediante los cuales se podrá acceder a la información cuando esta tenga carácter de reservada.

Art. 17.- La transferencia de información y documentación deberá ser realizada únicamente entre los funcionarios encargados, en un espacio favorable para guardar la confidencialidad.

CAPÍTULO VII

ADMINISTRACIÓN DE DATOS DE IDENTIFICACIÓN Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Art. 18.- Sólo podrán acceder a los datos de identificación de los sustentantes el personal inmerso en cada fase de los procesos de evaluación, en definitiva en actividades que por su naturaleza manejen dicha información.

Art. 19.- Pueden solicitar copia certificada de la información de los sustentantes, su representante legal, apoderado o persona autorizada. Para ello será necesario presentar una solicitud debidamente firmada por el usuario o su representante legal acompañada con una copia de su cédula de identidad, especialmente en caso de tratarse de un menor de edad.

También pueden ser solicitados por autoridad judicial competente o por mandato de la Ley, para lo cual la Dirección de Asesoría Jurídica autorizará previamente.

CAPÍTULO VIII

CIRCULACIÓN DE DOCUMENTACIÓN FÍSICA

Art. 20.Todos los documentos que contengan información de carácter confidencial deberán contener en su margen superior la palabra “CONFIDENCIAL”.

Art. 21.- Los documentos que contengan información confidencial no deberán depositarse ni permanecer en lugares donde puedan tener personas no autorizadas.

Art. 22.- Los traslados de documentación confidencial serán siempre realizados por una persona autorizada y con la justificación respectiva.

CAPÍTULO IX

CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Art. 23.- Todo documento que incluya información de sustentantes deberá dirigirse exclusivamente a su destinatario, utilizando las herramientas disponibles en el sistema informático para manejo de confidencialidad.

Art. 24.- El funcionario que incumpliere con las disposiciones precedentes estará sujeto a las sanciones previstas en la legislación vigente.

CAPÍTULO X

COMISIÓN DE DATOS Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Art. 25.- Conformar la Comisión de Datos de Ineval, la cual se ocupa de todas las actividades relacionadas con los sistemas que manipulan grandes conjuntos de datos y las dificultades más habituales vinculadas a su gestión: recolección y almacenamiento, búsqueda, compartición, análisis y visualización. Estará integrada por los delegados de las siguientes áreas:

a) Director Ejecutiva;

b) Coordinación General Técnica

c) Coordinador de Investigación educativa

d) Dirección de Análisis Psicométrico

e) Unidad de Tecnología.

Art. 26.- La Comisión de Datos de Ineval será la encargada de consolidar los datos reales de las evaluaciones, diseñar y realizar el catálogo de proyectos, los mapas técnicos y demás insumos de calidad para establecer la TRUE DATA.

Art. 27.- Todo ciudadano tiene derecho a presentar una solicitud de acceso a información.

Art. 28.- La Comisión de Datos de Ineval la encargada de admitir el trámite de la misma, debiendo emitir un informe en el cual se debe señalar si el requerimiento procede o no procede.

Art. 29.- La Comisión de Datos a Nivel de Ineval deberá comunicar a la Dirección pertinente, el resultado de dicho informe, con el cual se procederá a emitir el oficio de respuesta hacia el peticionario.

CAPÍTULO XI

Art. 30.- De acuerdo a la documentación que contiene información de los resultados del Sistema Nacional de Evaluación Educativa se debe declarar el tipo de acceso en tres categorías: Público, Reservado y Confidencial a los diferentes niveles de acuerdo a la siguiente matriz:

Art. 31.- El uso de los documentos que contienen información del Sistema Nacional de Evaluación Educativa no es responsabilidad exclusiva de quien los usa. Ineval solo será responsable de sus publicaciones oficiales y no se compromete ni valida los resultados de los estudios que se realicen al utilizar la información ofrecida por este Instituto, ni por otras interpretaciones que Ineval no publique o reconozca públicamente como suyas.

Art. 32.- En caso de investigaciones realizadas por autoridades públicas competentes sobre violaciones a derechos de las personas, no podrá invocarse reserva de accesibilidad a la información contenida en los documentos que contienen información del Sistema Nacional de Evaluación Educativa.

Art. 33.- La gestión documental de la información, tanto en formato físico como digital, deberá asegurar un sistema adecuado de archivo y custodia que asegure la confidencialidad de los datos que contienen y el seguimiento del uso de la información.

Toda persona que tenga acceso a los datos o información del Sistema Nacional de Evaluación Educativa, deberá guardar reserva de manera indefinida respecto de dicha información conforme a la matriz descrita en el Artículo 5 y no podrá divulgar la información contenida en los archivos físicos o digitales, ni aquella constante en todo documento donde reposen datos confidenciales de los mismos.

Art. 34.- Concluidos los procedimientos de evaluación y análisis de la información, el personal encargado de custodiar la documentación deberá archivar, física o digitalmente, todo documento relacionado de los sustentantes, para que éstos no puedan ser reconocidos por terceros a través de los datos de identificación de los mismos.

Art. 35.- Para realizar estudios e investigaciones en el nivel meso que requieran análisis identificado, el requirente brindará los datos a identificar en un formato tabular libre de formato y solicitará la integración de los datos requeridos y autorizados para que Ineval realice el proceso en un tiempo pactado y definido de acuerdo a la dimensión del proyecto.

CAPÍTULO XII

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- Toda documentación física o electrónica referente a sustentantes en la que se consignen datos de identificación de los mismos como nombres o el número del documento de identificación, deberá contener en la primera foja, en un recuadro, en su margen superior la leyenda “CONFIDENCIAL”.

Bajo ningún concepto el asunto de dicho documento contendrá los datos de identificación del sustentante.

DISPOSICIÓN FINAL

Primera.- Encárguese a la Comisión de Datos de Ineval, en conjunto con la Dirección de Asesoría Jurídica del Ineval la publicación, difusión de la presente resolución la misma que se imprime en tres ejemplares de igual valor y tenor.

Segunda.- Esta publicación entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, el 19 de mayo de 2016.


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